Zásady zpracování osobních údajů v Evidenci absolventů

Zásady zpracování osobních údajů v Evidenci absolventů 

Článek I – Úvod  

Evidence absolventů je služba dostupná na internetové adrese (URL) http://absolventi.upce.cz (dále jen „Evidence absolventů“). 

Evidence absolventů je službou, která svým uživatelům za podmínek sjednaných ve smluvních podmínkách umožňuje zejména registraci a ověření nároku na zařazení uživatele do absolventského programu, zadání a aktualizaci kontaktních údajů pro potřeby komunikace s Univerzitou Pardubice, zadání a aktualizaci dalších údajů (např. údajů o profesi a zaměstnání) coby součást zpětné vazby Univerzitě Pardubice a získání karty absolventa a správu dalších služeb. 

Provozovatelem Evidence absolventů a správcem osobních údajů ve smyslu příslušných ustanovení Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „obecné nařízení nebo nařízení“), je: 

 

Univerzita Pardubice 

veřejná vysoká škola zřízená zákonem 

Se sídlem: Studentská 95, 532 10 Pardubice 

IČO 00216275, DIČ CZ00216275 

(dále jen „Univerzita Pardubice“) 

 

Univerzita Pardubice prostřednictvím tohoto dokumentu plní svou informační povinnost a poskytuje uživatelům Evidence absolventů informace o způsobu zpracování osobních údajů a dále informace o nejčastějších druzích zpracování osobních údajů, k němuž při provozu Evidence absolventů dochází. 

 

Univerzita Pardubice deklaruje, že veškeré osobní údaje v souvislosti s provozem Evidence absolventů zpracovává v souladu s právními předpisy, zejména v souladu s obecným nařízením a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.  

 

Zpracování osobních údajů v souvislosti s provozem Evidence absolventů dále upravují tyto dokumenty: 

  • Smlouva s uživatelem (Smluvní podmínky užívání Evidence absolventů) 

  • Zásady pro soubory cookies 

  • Úvodní prohlášení Univerzity Pardubice k ochraně osobních údajů 

Článek II – Zpracování osobních údajů 

Subjekt údajů 

Subjektem údajů je konečný uživatel Evidence absolventů, fyzická osoba, jejíž absolventský status byl ověřen, ve výjimečných případech se může jednat o fyzickou osobu, jejíž absolventský status je zatím ve fázi ověřování (dále jen „uživatel“). 

Kategorie zpracovávaných osobních údajů 

Univerzita Pardubice zpracovává v souvislosti s provozem Evidence absolventů tyto kategorie osobních údajů: 

  • Uživatelem povinně poskytnuté údaje 

Jméno, příjmení, rok narození, kontaktní email 

Evidence absolventů ze své podstaty umožňuje svým uživatelům vystupovat pouze pod svou skutečnou identitou, a proto poskytnutí těchto osobních údajů je nezbytné pro plnění smlouvy uzavřené mezi uživatelem Evidence absolventů a Univerzitou Pardubice.  

Informace o studiu (fakulta, rok dostudování, příjmení v čase dostudování, program a obor včetně typu (např. bakalářský) a formy (např. prezenční)) 

Evidence absolventů je ze své podstaty určena pouze těm fyzickým osobám, které v minulosti absolvovaly některý ze studijních programů realizovaných Univerzitou Pardubice nebo jejími právními předchůdci. Podmínkou pro zřízení účtu je tak znalost údajů odpovídajících úspěšnému studiu uživatele.  

Přestože uživatel mohl v minulosti absolvovat více studijních programů, pro ověření statusu absolventa je nezbytné zadání alespoň jednoho z nich. Informace o dalších studiích může uživatel zadat dobrovolně. 

Pracovní stav 

Informace o pracovním stavu (zda je uživatel v zaměstnaneckém poměru, OSVČ, apod.) nepodmiňuje zřízení účtu v Evidenci absolventů z hlediska ověření statusu absolventa, představuje však důležitou statistickou složku zpětné vazby pro  hodnocení Univerzity Pardubice.  

Jedná se o povinně vyplňovaný atribut, uživatel má však možnost vybrat i volbu „Nechci uvést“. 

  • Uživatelem dobrovolně poskytnuté údaje 

Rozsah dobrovolně poskytnutých osobních údajů dále zpracovávaných Univerzitou Pardubice určuje sám uživatel tak, že sám přímo své osobní údaje uvede, opraví nebo smaže v nastavení svého profilu v rámci Evidence absolventů. Jedná se o níže uvedené osobní údaje. 

Telefonní číslo, poštovní adresa 

Tyto údaje jsou užívány pouze pro možnost kontaktovat uživatele ze strany Univerzity Pardubice v souvislosti s absolventským programem.  

Poštovní adresa může být podle volby uživatele zpracována buď jednorázově pro zaslání Karty absolventa (a poté smazána) nebo s předchozím souhlasem uživatele i opakovaně, např. pro zasílání materiálů souvisejících s absolventským programem. 

Stát pobytu, informace o zaměstnání (název zaměstnavatele, pracovní pozice, stát zaměstnání, kategorie zaměstnání) 

Představují statisticky významné informace, které poslouží rovněž lepšímu zaměření komunikovaných informací a nabízených benefitů ze strany Univerzity Pardubice. 

Tituly před jménem, tituly za jménem 

Jsou používány především pro personalizaci formy, kterou Univerzita Pardubice s absolventem komunikuje. 

  • Technické atributy  

Mezi technické atributy jsou řazeny informace, které nemusí být zadány bezprostředně uživatelem, ale mohou být výsledkem jeho interakce s Evidencí absolventů nebo aktivitou v rámci absolventského programu. Patří sem zejména informace o ověření identity (např. zda byla totožnost uživatele ověřena, jakým způsobem, apod.) a informace o vydané kartě absolventa (např. číslo karty, vizuální styl, datum aktivace, apod.) 

  • On-line identifikátory  

Mezi on-line identifikátory řadíme především cookies, jejichž zpracování je upraveno ve zvláštním dokumentu Zásady pro soubory cookies. Může se však jednat i o autentizační údaje (např. přihlašovací jméno a heslo nebo informace o zvolené externí autentizační službě, jako je např. účet Google), kterými se uživatel vůči Evidenci absolventů rozhodl autentizovat. 

Způsob zpracování osobních údajů 

Ke zpracování osobních údajů dochází zpravidla automatizovaně prostřednictvím Evidence absolventů. V závislosti na aktivaci dalších služeb poskytovaným Univerzitou Pardubice účastníkům absolventského programu a na nastavení úrovně soukromí v uživatelském profilu v rámci Evidence absolventů mohou být osobní údaje zpracovávány i dalšími informačními systémy Univerzity Pardubice. 

Uživatelský profil v rámci Evidence absolventů je neveřejný a údaje v něm uvedené jsou přístupné pouze zaměstnancům Univerzity Pardubice, kteří jsou odpovědní za realizaci absolventského programu.  

Uživatel má právo ovlivňovat míru svého soukromí a rozsah zpracovávaných osobních údajů v uživatelském profilu. S výjimkou povinně uvedených údajů je na uživateli, které osobní údaje se rozhodne do svého profilu zadat.  

Při využívání dalších služeb však může být část evidovaných údajů přenášena do informačních systémů těchto služeb. Některé tyto údaje mohou být přenášeny povinně (vždy jsou definovány v rámci smluvních podmínek příslušné služby), jiné volitelně. 

V uživatelském profilu v Evidenci absolventů má uživatel možnost nastavit, v jakém rozsahu je případně zpřístupnit dalším službám poskytovaným v rámci absolventského programu 

 

Univerzita Pardubice dbá na to, aby přístup k osobním údajům zpracovávaným v souvislosti s absolventským programem byl omezen na nezbytný počet zaměstnanců Univerzity Pardubice. Osobní údaje jsou zpracovávány zejména příslušnými zaměstnanci Univerzity Pardubice, kteří k osobním údajům potřebují mít přístup pro plnění svých pracovních povinností a kteří jsou povinni postupovat dle vnitřních norem Univerzity Pardubice a jsou zavázáni k zachovávání mlčenlivosti o veškerých skutečnostech a údajích, o nichž se dozvěděli při výkonu své práce.  

V případě, že Univerzita Pardubice využije ke zpracování osobních údajů zpracovatele, bude tomu vždy na základě uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů, která uživatelům zabezpečuje ochranu práv subjektů údajů a dodržení obecného nařízení. 

Právní základ zpracování osobních údajů 

Univerzita Pardubice zpracovává osobní údaje vždy pouze na základě povoleného právního důvodu ve smyslu čl. 6 obecného nařízení, a to v rozsahu nezbytném pro daný účel a po dobu, která je nezbytná pro splnění daného účelu. Za jiným účelem může Univerzita Pardubice osobní údaje zpracovávat pouze tehdy, je-li tento účel slučitelný s účelem, pro který byly osobní údaje shromážděny. 

  • plnění smlouvy 

Základním právním důvodem pro zpracování osobních údajů uživatele ve smyslu čl. 6 obecného nařízení je Smlouva s uživatelem, kterou uživatel uzavírá v rámci registrace do Evidence absolventů. Evidence absolventů, coby vstupní bod do absolventského programu, je určena pro omezený okruh uživatelů (neveřejná) a bez souhlasu se smluvními ujednáními a těmito zásadami zpracování osobních údajů není uživatel oprávněn Evidence absolventů užívat. 

  • oprávněný zájem 

Za podmínek definovaných v obecném nařízení je Univerzita Pardubice oprávněna zpracovávat osobní údaje uživatelů na základě oprávněného zájmu Univerzity Pardubice. Aby takto Univerzita Pardubice mohla postupovat, informuje uživatele prostřednictvím tohoto dokumentu o právu na námitku proti zpracování i o právu na výmaz osobních údajů a dále je povinna v každém konkrétním případě posoudit oprávněnost zpracování.  

Ke zpracování osobních údajů na základě oprávněného zájmu dochází nejčastěji při ochraně služeb před zneužitím (včetně předcházení podvodům), vymáhání pohledávek a právních nároků obecně, přímém marketingu, krocích k zajištění bezpečnosti sítí a informací či zpracování za účelem oznámení případných trestných činů či přestupků. 

  • plnění právní povinnosti 

V průběhu trvání smluvního vztahu mezi uživatelem a Univerzitou Pardubice může dojít ze strany Univerzity Pardubice ke zpracování osobních údajů uživatelů rovněž v případě, že povinnost zpracovávat osobní údaje bude pro Univerzitu Pardubice přímo vyplývat z obecně platných právních předpisů. 

  • souhlas se zpracováním osobních údajů 

V případě zpracovávání osobních údajů na základě souhlasu uživatele (zejména se jedná o zpracování dobrovolně poskytnutých osobních údajů), má uživatel právo svůj souhlas kdykoliv odvolat nebo ho odmítnout.  

Účel zpracování osobních údajů 

Univerzita Pardubice zpracovává v souvislosti s provozem Evidence absolventů osobní údaje pro následující účely:  

  • identifikace uživatele před uzavřením smlouvy a ověření nároku na zařazení uživatele do absolventského programu, 

  • komunikace s uživatelem, včetně dotazníkových šetření a přímého marketingu ze strany Univerzity Pardubice 

  • personifikace poskytovaných služeb tak, aby uživatelům poskytly co nejvyšší přidanou hodnotu, 

  • zajištění bezpečnosti Evidence absolventů a dalších služeb a ochrana proti jejich zneužívání, 

  • vymáhání případných pohledávek včetně nároků na náhradu újmy, 

  • statistické účely – anonymizovaná (agregovaná) data užívá Univerzita Pardubice ke generování statistik o absolventech, jejich profesích a oborech činnosti.  

Za jiným účelem může Univerzita Pardubice osobní údaje zpracovávat pouze tehdy, je-li tento účel slučitelný s účelem, pro který byly osobní údaje shromážděny. 

Předávání osobních údajů (příjemci) 

V případě, že Univerzita Pardubice využije ke zpracování osobních údajů zpracovatele, bude tomu vždy na základě uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů, která uživatelům zabezpečuje ochranu práv subjektů údajů a dodržení obecného nařízení. 

Univerzita Pardubice je oprávněna zpřístupnit/předat osobní údaje třetím osobám pouze v případech, kdy jí to bude ukládat nebo umožňovat právní předpis, smlouva, oprávněný zájem anebo souhlas uživatele. 

Osobní údaje Univerzita Pardubice nepředává do třetích zemí mimo EU nebo mezinárodním organizacím. 

Doba zpracování osobních údajů  

Pokud dojde ke zrušení účtu ze strany uživatele nebo Univerzity Pardubice, nebudou tyto údaje již dále využívány v rámci poskytování absolventského programu. Mohou být však ještě po nějakou dobu interně uloženy ve formě záloh systémů, uchovávání provozních logů, apod. Úplné smazání osobních údajů ze zrušeného účtu provede Univerzita Pardubice zpravidla ve lhůtě 6 měsíců od jeho zrušení. 

Univerzita Pardubice uchovává některé osobní údaje uživatele i poté, co svůj účet zrušil, jestliže je to nutné z důvodu splnění právních závazků, splnění požadavků daných právními předpisy, řešení sporů, zachování bezpečnosti, předcházení podvodům a zneužití, vymáhání nároků ze Smlouvy s uživatelem, a to po dobu stanovenou právním předpisem, jinak po dobu maximálně 10 let. 

Dojde-li ke zpracování osobních údajů pro účely plnění povinností uložených Univerzitě Pardubice veřejnoprávními předpisy, budou osobní údaje zpracovávány po dobu stanovenou zákonem. 

 

Zároveň se zrušením účtu v Evidenci absolventů dojde ke zrušení případných účtů v uživatelem využívaných dalších službách. Lhůta a podmínky smazání osobních údajů v těchto dalších službách se mohou lišit od lhůty a podmínek v Evidenci absolventů. Konkrétní popis je uveden vždy v podmínkách konkrétní služby. 

Článek III – Práva subjektů údajů (uživatelů) 

Právo na poskytnutí informací o zpracování osobních údajů  

Univerzita Pardubice je povinna uživateli stručným, transparentním a srozumitelným způsobem poskytnout informace o zpracování osobních údajů, zejména údaje o identifikaci správce, právním titulu a účelu zpracování, informace o době zpracování.  

Univerzita Pardubice plní tuto svou povinnost prostřednictvím tohoto dokumentu a dokumentu Zásady pro soubory cookies. 

Právo na přístup k osobním údajům  

Uživatel má právo na základě své žádosti získat informaci, zda jeho osobní údaje Univerzita Pardubice zpracovává a pokud ano, v jakém rozsahu. Uživatel má právo požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů. V případě, že o to uživatel požádá, je Univerzita Pardubice povinna sdělit uživateli účel zpracování, příjemce zpracovávaných osobních údajů, případně další související informace.  

Uživatel má přístup ke svým osobním údajům prostřednictvím nastavení svého uživatelského profilu v Evidenci absolventů. 

Právo na opravu osobních údajů 

Uživatel má právo požádat, aby Univerzita Pardubice změnila či opravila některý z jeho osobních údajů, pokud u něj došlo k nějaké změně (například změna příjmení, změna emailu apod.).  

Uživatel má přístup ke svým osobním údajům prostřednictvím nastavení svého uživatelského profilu v Evidenci absolventů, kde může své uživatelské údaje měnit. 

Univerzita Pardubice není povinna jako správce osobních údajů aktivně zjišťovat, zda osobní údaje, které o uživateli shromažďuje, jsou aktuální, nesprávné či nepřesné, nicméně v případě, kdy uživatel na tuto skutečnost upozorní, je povinností Univerzity Pardubice se touto připomínkou či žádostí na opravu zabývat. Za splnění stejných předpokladů má uživatel také právo požádat o doplnění osobních údajů.  

Právo na výmaz (být zapomenut) 

Právo na výmaz (být zapomenut) znamená povinnost Univerzity Pardubice zlikvidovat osobní údaje uživatele, pokud je splněna alespoň jedna podmínka: 

  1. osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, 

  1. byl odvolán souhlas se zpracováním osobních údajů (pokud dochází ke zpracování na základě souhlasu) a neexistuje žádný další právní základ pro zpracování, 

  1. subjekt údajů vznese námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, 

  1. osobní údaje byly zpracovávány protiprávně, 

  1. osobní údaje musí být vymazány, neboť je to povinnost vyplývající z právního předpisu. 

Právo vznést námitku 

Toto právo uživatele se uplatní v případě, kdy jsou osobní údaje zpracovávány na základě oprávněného zájmu. V oprávněných případech budou Vaše osobní údaje po uznání Vaší námitky vymazány a Univerzita Pardubice je nebude dále zpracovávat.  

Právo na přenositelnost osobních údajů 

Uživatel má právo požádat Univerzitu Pardubice o přenos osobních údajů k jinému správci a je povinností Univerzity Pardubice tyto údaje poskytnout a předat ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.  

Právo na omezení zpracování  

Uživatel má právo v případě splnění podmínek stanovených v nařízení (zpracování neaktuálních údajů nebo protiprávní zpracování), aby Univerzita Pardubice na jeho žádost omezila zpracování osobních údajů. 

Článek IV – Uplatnění práv subjektů údajů, pověřenec pro ochranu osobních údajů, dohled 

Univerzita Pardubice jmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů, který dohlíží na řádný výkon činností Univerzity Pardubice v oblasti ochrany osobních údajů. Pověřenec pro ochranu osobních údajů je místem pro uplatnění práv fyzických osob v oblasti osobních údajů a je kontaktním místem v případě žádostí, dotazů, námětů či připomínek v oblasti ochrany osobních údajů.  

 

Kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů: 

PharmDr. Ing. Jiří Šafra, Ph.D.  

Pověřenec pro ochranu osobních údajů 

Referát pro ochranu osobních údajů 

telefon: 466 036 565 

e-mail: dpo@upce.cz  

 

Na veřejných webových stránkách Univerzity Pardubice je dále uveden postup pro vyřizování žádostí. 

 

Nebude-li uživateli v případě žádosti či námitky vyhověno, má uživatel právo obrátit se na soud nebo prostřednictvím stížnosti na dozorový orgán, kterým je:  

Úřad pro ochranu osobních údajů  

Pplk. Sochora 27  

170 00 Praha 7  

tel.: 234 665 111  

https://www.uoou.cz  

 

Článek V – Změny a aktualizace 

ZMĚNY A AKTUALIZACE ZÁSAD. Univerzita Pardubice si vyhrazuje právo v přiměřeném rozsahu jednostranně tyto Zásady změnit, zejména při změně legislativy, technické změně v provozu Evidence absolventů, v důsledku vývoje či rozšíření Evidence absolventů, či v případě změny provozních, organizačních či obchodních procesů. 

Provede-li Univerzita Pardubice jakékoliv podstatné změny těchto Zásad, je povinna tuto skutečnost uživateli oznámit prostřednictvím e-mailové adresy, kterou uživatel uvedl ve svém profilu, nebo jiným způsobem, aby uživatel měl příležitost zkontrolovat změny před tím, než vstoupí v platnost.  

Pokud uživatel nebude s navrhovanými změnami těchto Zásad souhlasit, může svůj účet zrušit. 

 

Pokud uživatel nepřijme nové smluvní podmínky pro Evidenci absolventů do stanovené doby poté, co Univerzita Pardubice zveřejní změny těchto Zásad a zašle uživateli oznámení, platí, že uživatel se změnami k datu jejich vstoupení v účinnost nesouhlasí a jeho účet bude zrušen. 

 

Tyto Zásady zpracování osobních údajů nabývají platnosti a účinnosti dne 19. 6. 2020.